Geschenke an Mitarbeiter: Steuerliche Grenzen und Gestaltungsmöglichkeiten

Kreis Olpe. Geschenke und kleine Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter gehören in vielen Unternehmen zur gelebten Wertschätzungskultur. Ob Geburtstagsgeschenk, Weihnachtspräsent oder Anerkennung für besondere Leistungen - Zuwendungen stärken die Mitarbeiterbindung und fördern das Betriebsklima. Aus steuerlicher Sicht ist jedoch Vorsicht geboten, denn nicht jede Aufmerksamkeit bleibt für den Arbeitnehmer steuerfrei. Die Beteiligten sollten daher die geltenden Regelungen genau kennen, um unerwartete Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflichten zu vermeiden.

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine Sachzuwendung oder ein Geschenk, handelt es sich grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil und damit um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das Einkommensteuerrecht sieht jedoch zahlreiche Ausnahmen vor, die unter bestimmten Voraussetzungen eine steuerfreie Behandlung ermöglichen.

Welche steuerlichen Folgen eintreten, hängt insbesondere vom Anlass der Zuwendung sowie von deren Wert ab.

Eine wichtige Rolle spielt die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro. Erhält ein Arbeitnehmer Sachbezüge, deren Gesamtwert diese Grenze im Kalendermonat nicht überschreitet, bleiben die Zuwendungen grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei.

Wird die Freigrenze jedoch auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Arbeitgeber sollten deshalb die monatlichen Sachbezüge ihrer Mitarbeiter sorgfältig überwachen und dokumentieren.

Typische Beispiele sind Gutscheine, Warengutscheine oder kleinere Sachgeschenke, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Etwas großzügiger sind die Regelungen für sogenannte Aufmerksamkeiten. Hierunter fallen Sachzuwendungen, die Arbeitnehmern oder deren Angehörigen aus Anlass eines persönlichen Ereignisses gewährt werden.

Zu den begünstigten Anlässen zählen beispielsweise

• Geburtstage
• Hochzeiten
• Geburt eines Kindes
• Jubiläen im privaten Bereich

Bleibt der Wert der Aufmerksamkeit bei höchstens 60 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer), entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Finanzverwaltung betrachtet solche Geschenke als Ausdruck persönlicher Wertschätzung und nicht als Entlohnung für die Arbeitsleistung.

Wird die Wertgrenze von 60 Euro überschritten, liegt dagegen grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Eine weitere Ausnahme betrifft sogenannte Aufmerksamkeiten im Sinne von Streuwerbeartikeln. Hierunter fallen kleinere Sachzuwendungen mit einem Wert von bis zu 10 Euro.

Typische Beispiele sind:

• Kugelschreiber
• Kalender
• Schlüsselanhänger
• Werbetassen

Solche geringwertigen Geschenke führen regelmäßig nicht zu steuerpflichtigen Einnahmen beim Arbeitnehmer. Für Unternehmen stellen sie daher eine unkomplizierte Möglichkeit dar, Mitarbeitern eine kleine Freude zu bereiten.

Besondere Regelungen gelten für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge.

Bei der Prüfung der Steuerfreiheit werden sämtliche Aufwendungen der Veranstaltung berücksichtigt. Dazu gehören insbesondere

• Speisen und Getränke
• Unterhaltungskosten
• Musik und Rahmenprogramm
• Geschenke an die Teilnehmer

Entscheidend ist hier die Freigrenze von 110 Euro brutto je Arbeitnehmer und Veranstaltung. Solange die gesamten Aufwendungen diesen Betrag nicht überschreiten, bleiben die Zuwendungen steuerfrei.

Wird die Grenze überschritten, entsteht in Höhe des überschreitenden Betrags grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Arbeitgeber können in vielen Fällen jedoch die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung nutzen, um die Steuerbelastung für die Mitarbeiter zu vermeiden.

Steuerfrei bleiben unter bestimmten Voraussetzungen auch übliche Sachzuwendungen anlässlich besonderer betrieblicher Ereignisse.

Hierzu zählen insbesondere

• Diensteinführungen
• Amts- oder Funktionswechsel
• Arbeitnehmerjubiläen
• Verabschiedungen in den Ruhestand

Solche Zuwendungen werden von der Finanzverwaltung als gesellschaftlich üblich anerkannt. Voraussetzung ist jedoch, dass Art und Umfang der Geschenke angemessen bleiben.

Eine Sonderregelung gilt für Geburtstagsfeiern, die der Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer ausrichtet.

Werden im Rahmen eines Empfangs anlässlich eines runden Geburtstags Sachzuwendungen überreicht, können diese steuerfrei bleiben, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei dürfen die üblichen Sachzuwendungen im Zusammenhang mit der Feier insgesamt die Grenze von 110 Euro brutto nicht überschreiten. Das eigentliche Geschenk darf zudem einen Wert von maximal 60 Euro brutto haben.

Überschreiten die Zuwendungen diese Grenzen, ist für den überschießenden Betrag eine steuerfreie Behandlung nicht mehr möglich.

Neben der steuerlichen Behandlung beim Arbeitnehmer ist auch die Frage des Betriebsausgabenabzugs für den Arbeitgeber relevant. Geschenke an Arbeitnehmer gehören grundsätzlich zum Personalaufwand und können, insoweit sie betrieblich veranlasst sind, regelmäßig als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Unternehmen sollten jedoch sämtliche Zuwendungen nachvollziehbar dokumentieren. Eine saubere Aufzeichnung erleichtert nicht nur die Lohnabrechnung, sondern schützt auch bei späteren Lohnsteuer- oder Betriebsprüfungen vor unangenehmen Überraschungen.

Geschenke an Mitarbeiter sind ein wirksames Instrument zur Motivation und Mitarbeiterbindung. Steuerlich kommt es jedoch entscheidend auf Anlass und Wert der Zuwendung an. Besonders die Freigrenzen von 50 Euro für Sachbezüge, 60 Euro für Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass sowie 110 Euro bei Betriebsveranstaltungen sollten die Beteiligten kennen und beachten.

Wer die steuerlichen Vorgaben einhält, kann seine Mitarbeiter wertschätzen, ohne zusätzliche Steuerbelastungen auszulösen. Eine sorgfältige Planung und Dokumentation der Zuwendungen zahlt sich daher sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer aus.