Was Vermieter bei E-Rechnungen beachten müssen

Kreis Olpe. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung (kurz E-Rechnung) verpflichtend für Unternehmen im Business-to-Business-Sektor (B2B) eingeführt worden. In der Immobilienbranche fallen sowohl Vermieter als auch Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften unter diese Unternehmer-Definition. Was diese in Bezug auf die E-Rechnung beachten müssen, erfahren Sie im neuen Teil der Serie „Ratgeber Steuern“.

Ziel der Umstellung auf die E-Rechnung ist vor allem die Förderung von Digitalisierung in der deutschen Wirtschaft. Darüber hinaus soll sie auch zur Vereinfachung von Prozessabläufen beitragen. Der Begriff der E-Rechnung ist dabei nicht gleichzusetzen mit dem Begriff der Rechnung im elektronischen Format. Bis Ende 2024 galten beispielsweise per E-Mail versandte PDF-Dateien als Rechnung im elektronischen Format.

Eine E-Rechnung liegt seit dem 1. Januar 2025 jedoch nur dann vor, wenn sie in einem sogenannten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das schließt ein PDF-Dokument aus, da diese kein solches strukturiertes Format aufweisen kann.

Vermieter gelten als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Da die Verpflichtung zur E-Rechnung an diese Unternehmereigenschaft anknüpft, müssen all diejenigen, die sie erfüllen, seit dem 1. Januar 2025 zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dabei ist zunächst unbeachtlich, ob Wohnraum oder Gewerberaum vermietet wird.

Die Bundesregierung bestätigte, dass für den Empfang einer E-Rechnung zunächst lediglich die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs ausreichend sei. Ausnahmefälle liegen vor insofern mit dem Rechnungsersteller explizit ein anderer Übermittlungsweg vereinbart wurde.

Der Empfänger, also der Vermieter, hat jedoch kein Anrecht mehr darauf, eine Rechnung zusätzlich auch in einem anderen Format als der E-Rechnung zu erhalten (z.B. PDF oder postalisch). Dies gilt auch, wenn der Empfänger oder die Empfängerin die Annahme verweigert oder technisch nicht dazu in der Lage ist.

Jedoch werden hier durch den Gesetzgeber Übergangsregelungen eingeräumt, um die Umstellung auf die E-Rechnung umzusetzen. Stimmt der Empfänger zu, dürfen Unternehmen bis zum 1. Januar 2026 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden. Ebenso sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Während der Empfang der E-Rechnung wie oben beschrieben für alle Vermieter verpflichtend ist, müssen sich viele über die Ausstellung von E-Rechnungen keine Gedanken machen. Vermieten Sie jedoch Gewerberäume an Unternehmen und machen von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch, so müssen Sie diese E-Rechnungen auch ausstellen können.

Dazu müssen die oben genannten Voraussetzungen an eine E-Rechnung erfüllt werden. Um eine Rechnung im strukturierten Format ausstellen zu können, gibt es in Deutschland zwei übliche Formate.

Das ist zum einen das Format XRechnung und zum anderen das sogenannte ZUGFeRD-Format. Beide Formate erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen und es werden Anwendungen und Hilfestellungen hinsichtlich der Nutzung kostenlos angeboten.

Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Besonderheit, die im Bereich Vermietungen zu beachten ist. Während bei Vermietern, die umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG vermieten, bisher der Mietvertrag als Rechnung gilt und keine gesonderten Rechnungen über die Mietzahlungen ausgestellt werden müssen, sieht das bei Eigentümern, die Gewerberaum umsatzsteuerpflichtig vermieten, nun anders aus. Der Mietvertrag erfüllt nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen und muss um eine separate E-Rechnung ergänzt werden.

In der Kommunikation mit dem Finanzamt ergeben sich durch die Einführung der E-Rechnung keine Veränderungen. Diese können seit Anfang des Jahres auf Anforderung der Finanzverwaltung wie gehabt via ELSTER eingereicht werden.

Diese Neuregelungen gelten wie oben beschrieben ebenso auch für die Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften. Auch diese müssen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen hängt auch hier von der Umsatzsteuerpflicht ab. Für Umsätze an selbstnutzende Wohnungseigentümer besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Zusammenfassend gilt für Vermieter: Wer als Privatperson Wohnraum oder gewerblich genutzte Räume vermietet und von der Umsatzsteuer befreit ist, ist nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Jedoch ist man seit dem 1. Januar 2025 (spätestens bis Ende der Übergangsreglung 1. Januar 2026) verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.

Wer mit seinen Mieteinkünften zur Umsatzsteuer optiert hat, der ist seit dem 1. Januar 2025 (spätestens bis Ende der Übergangsreglung 1. Januar 2026) verpflichtet, auch E-Rechnungen auszustellen. Die Miete muss in diesem Fall über eine separate E-Rechnung vom Vermieter abgerechnet werden. Der Mietvertrag erfüllt nicht mehr die Anforderungen an eine E-Rechnung.