Kanzlei Schulte: Auch in der Steuerberatung ist Digitalisierung alltäglich
Welche Vorteile Arbeitgeber und -nehmer durch die Digitalisierung haben
- Kreis Olpe, 17.05.2019
- Von Wolfgang Klein
Wolfgang Klein
Redaktion
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Meggen. Die Kanzlei Schulte wirbt auf ihrer Homepage für Produkte wie „Unternehmen Online“ und „Arbeitnehmer Online“. Die Begriffe klingen spannend und machen neugierig zu erfahren, was sich genau hinter diesen Angeboten verbirgt. Und in wieweit hat die Digitalisierung schon Einzug gehalten in die Steuerberatungspraxis? Wir haben die Kanzlei in Meggen besucht und die Steuerberaterin Nathalie Bottenberg sowie ihre Kollegin Oxana Greben dazu befragt.
N.B.: Digitale Arbeitsabläufe und Prozesse sowie die digitale Kommunikation mit externen Organisationen sind wesentliche Bestandteile unseres Tagesgeschäfts. Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nochmals deutlich an Tempo zugelegt. Bei der digitalen Kommunikation steht der Austausch mit der Finanzverwaltung im Vordergrund. Steuererklärungen und Jahresabschlüsse (sogenannte „E-Bilanzen“) werden von uns ausschließlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Auch Einsprüche gegen Steuerbescheide können mittlerweile elektronisch eingelegt werden. Im Gegenzug rufen wir beispielsweise Steuerkonten- oder Bescheiddaten unserer Mandanten direkt vom Finanzamt ab.
Mit welchen Institutionen kommunizieren Sie ansonsten digital?
N.B.: Seit 2018 können beispielsweise Finanzdaten elektronisch an Kreditinstitute übermittelt werden (der sogenannte „Digitale Finanzbericht“). Die Einreichung von Jahresabschlüssen beim Bundesanzeiger erfolgt ausschließlich elektronisch.
N.B.: Aktuell erfolgt der Austausch mit unseren Mandanten, abgesehen vom E-Mail-Verkehr, überwiegend analog. Genau hier setzt „Unternehmen Online“ an und bietet uns die Kommunikationswege und -mittel, um mit unseren Mandanten digital zu kommunizieren – in einem Bereich, in dem es möglich und auch sinnvoll ist.
Was genau ist „Unternehmen Online“?
O.G.: Es handelt sich um eine Cloud-Anwendung der Datev, dem IT-Dienstleister der Steuerberater, in welcher Unternehmen ihre Daten und Belege online erfassen können. Wahlweise werden elektronische Rechnungen auf dieser Plattform erstellt, versendet und empfangen. Aus diesen bereits online generierten Daten werden dem Nutzer Auswertungen für die Finanzbuchführung sowie die Lohnabrechnung online zur Verfügung gestellt - zu jedem gewünschten Zeitpunkt.
Welche Vorteile bringt diese Form der Digitalisierung für den Mandanten und sein Unternehmen?
O.G.: Es gibt mehrere gute Argumente: der Mandant vermeidet dadurch den Pendelordner. Belege werden nur noch einmal angefasst und bleiben im Haus. Es besteht die Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung. Einmal abgelegte Belege können über verschiedene Suchmöglichkeiten schnell wiedergefunden werden. Auch eine Anbindung zum Online-Banking und die Erledigung von Zahlungen direkt in der Cloud sind möglich.
Wie verbreitet ist der Einsatz dieser Software?
N.B.: Die Umsetzung der beschriebenen digitalen Buchführung liegt derzeit erst bei deutlich unter 20 Prozent. Wir sprechen unsere Mandanten, bei denen der Einsatz sinnvoll ist, direkt an und schulen auch deren Personal im Umgang mit der Software. Insgesamt ist hier festzustellen: ein Teil der Mandanten ist sehr digital, der Rest eben gerade (noch) nicht. Je digitaler die Welt des Mandanten und je stärker seine digitale Affinität, desto größer ist seine Bereitschaft, auch mit uns digital zu kommunizieren. Und desto höher ist auch seine Erwartungshaltung, dass wir in technischen Abläufen auf dem neuesten Stand sind.
O.G.: Jeden Monat laufen mehr als 13 Millionen Lohnabrechnungen über das Rechenzentrum der Datev. Klassischerweise geht dem Arbeitnehmer diese Lohnabrechnung per Post zu oder sie wird im Unternehmen verteilt. Beim Einsatz von „Arbeitnehmer Online“ erfolgen der Abruf und die Archivierung aller Lohn- und Gehaltsdokumente online in der Cloud. Der Einsatz liegt aktuell nur bei etwa 5 Prozent, aber wir versuchen auch hier Überzeugungsarbeit zu leisten. Denn hierdurch entfallen der Aufwand für die Verteilung bzw. das Porto für den Versand sowie die Druck- und Kuvertierkosten. Dokumente in Ordnern abzuheften und zu suchen sollte der Vergangenheit angehören.
Welche veränderten Anforderungen ergeben sich für den Mitarbeiter der Kanzlei?
N.B.: Um die mit der Digitalisierung einhergehenden ständigen Veränderungen und Entwicklungen in den Arbeitsabläufen und –prozessen, den Kommunikationswegen und –mitteln zu meistern bzw. um immer auf dem neuesten Stand zu sein, bedarf es Investitionen in Equipment und natürlich in die Fortbildung der Mitarbeiter, die die Digitalisierung in der Kanzlei umsetzen. Durch deren Qualifikation entsteht ein neuer Mitarbeitertyp: neben klassischen Steuerfachangestellten werden auch IT-Spezialisten benötigt. Am besten wäre eine Mischung aus beiden.
Wie sieht die weitere digitale Entwicklung in Ihrer Kanzlei aus?
O.G.: Die Datev entwickelt derzeit eine Software, die Rechnungsdaten mit einer Texterkennung ausliest und automatisch erkennt, unter welchem Posten sie diese verbuchen muss. Die Belege werden automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen. Insbesondere ist dies sinnvoll bei Dokumenten, die beim Unternehmen mittlerweile digital vorliegen. Die Software soll Ende dieses Jahres auf den Markt kommen.
Ist diese Entwicklung für Ihren Berufsstand nicht bedrohlich?
N.B.: Nein. Veränderungen sollten immer als Chance begriffen werden. Wenn wiederkehrende Dienstleistungsprozesse zunehmend automatisiert werden, können wir die eingesparte Zeit in die Beratung unserer Mandanten investieren. Ich denke, der technische Fortschritt in den Kanzleien steigert die Attraktivität des Berufsfelds. Wir suchen derzeit in unserer Kanzlei zwei neue Mitarbeiter, die sich mit dem neuen Berufsbild des „Fibutronikers“ identifizieren können und wir freuen uns über weitere Bewerbungen.
Herzlichen Dank für das interessante Interview, meine Damen. Wir wünschen Ihnen und Ihrer Kanzlei einen erfolgreichen Weg in diese digitale Zukunft, auch zum Wohle Ihrer Mandanten.