Neues Führungsformat gewagt: Open Space-Kongress mit gesamter Beulco-Belegschaft

Attendorn. Was kürzlich an zwei Tagen auf dem Betriebsgelände der Firma BEULCO geschehen ist, hat es in der fast 70-jährigen Unternehmensgeschichte noch nicht gegeben. Es wurde ein neues Führungsformat gewagt: ein Open Space-Kongress mit der gesamten Beulco-Belegschaft.

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„Die Digitalisierung wird unser Arbeitsleben grundlegend verändern. Wir werden neue Aufgaben und Funktionen erlernen und übernehmen. Das erfordert auch ein neues Arbeitsverständnis. Als Unternehmer hat man die Verantwortung, frühzeitig die Belegschaft darauf vorzubereiten – denn Vorsorge ist auch gleichzeitig Fürsorge“ so Geschäftsführer Jürgen Schütz.

Aus diesem Grund haben sich die Geschäftsführung und das Management dazu entschieden, eine sogenannte „Open Space-Veranstaltung“ durchzuführen und damit etwas komplett Neues auszuprobieren.

Open Space ist ein Konferenzformat, um in großen Gruppen innerhalb von kurzer Zeit an Themen, die dringlich, breit, komplex oder übergreifend sind, zu arbeiten. So hat ein abteilungsübergreifendes Organisationsteam zusammen mit „Die Coaching Gesellschaft“ aus Münster zwei Monate lang an den Vorbereitungen für diese Konferenz gearbeitet.

Dann war es soweit. Der Produktionsbetrieb wurde für zwei Tage eingestellt, so dass alle 180 Mitarbeiter an diesen Tagen zusammenkommen konnten, um unter dem Motto „Gemeinsam die Zukunft gestalten“ an verschiedenen Fragestellungen und Themen rund um BEULCO arbeiten zu können. Am Ende stand ein erster konkreter Handlungsplan für das Unternehmen.

Das Thema Digitalisierung begleitet das mittelständische Unternehmen seit einiger Zeit. Bei BEULCO hat man die Chancen, die die Digitalisierung bietet, erkannt und bereits zahlreiche Projekte angestoßen und umgesetzt. In der heutigen Zeit müssen Unternehmen letztlich auch durch die Digitalisierung schneller und flexibler agieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ständig kommen neue Herausforderungen auch auf jeden einzelnen Mitarbeiter zu. Deswegen bedeutet die Digitalisierung nicht nur eine technische und marktliche Veränderung, sondern auch eine Veränderung in der Arbeitswelt.

Wichtig erscheint BEULCO deshalb, die Belegschaft mitzunehmen und mit ihr in der Veränderung zu lernen. Einerseits also Stabilität und Kontinuität geben und andererseits den Strukturkompass zeitgleich richtig zu setzen. „Es sind die Mitarbeiter, die den Fortschritt und Erfolg unseres Unternehmens ausmachen und wir glauben, dass in jedem Einzelnen noch viel Potenzial steckt“, erklärt Jürgen Schütz.

„Viele Organisationen berichten von einem Zustand der Überhitzung. Die Symptome sind flächendeckend weitgehend gleich: Mehr Einsatz bei geringerem Ergebnis, mehr Projekte als verfügbare Ressourcen, blinder Aktionismus, zunehmend mehr psychisch bedingte Krankenstände usw.“, erklärt Prof. Dr. Karin Schnitker von „Die Coaching Gesellschaft“ Münster. Mehr vom Selben sei aber für viele Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter nicht mehr die Lösung. Es benötige neue, partizipativere Formen der Zusammenarbeit und auch ein neues gemeinsames Sinnverständnis.

„Denn Menschen arbeiten nicht im Unternehmen, sondern sie sind das Unternehmen!“, so Schnitker. Nur wenn alle gemeinsam und voll motiviert für den Sinn, Zweck und Erfolg des Unternehmens einstünden und ihr gesamtes Potenzial und Kompetenz einbrächten und dies auch möglich sei, sei ein Unternehmen bei den schnell verändernden Rahmenbedingungen in der Lage, die Herausforderungen zu meistern.

Niemand wird heimatlos

„BEULCO wird deshalb unter anderem crossfunktionale, also abteilungsübergreifende und selbstorganisierte Arbeit anbieten – gleichzeitig wird aber niemand heimatlos. Dabei soll das Bestehende grundsätzlich bewahrt werden, war es doch auch bislang der Erfolg des Unternehmens“, erläutert Schütz.

Die zweitägige Konferenz umfasste das Erlernen und Umsetzen neuer Methoden an unternehmenseigenen Themen. Am ersten Tag der Konferenz hatten die Mitarbeiter die Möglichkeit, neue, sogenannte agile Methoden der (Team-)Arbeit kennenzulernen.

Darunter fanden sich zum Beispiel Methoden für eine effiziente Gruppenkommunikation, wie die Selbstorganisation von Teams funktioniert, wie kundenorientiert Probleme gelöst werden oder wie schnell ein Team aus unterschiedlichen Menschen zusammenwachsen kann. Darüber hinaus wurde sich auch mit zwischenmenschlichen Themen beschäftigt.

Im Vorfeld der Veranstaltung wurde es jedem Mitarbeiter ermöglicht, eigene Themen, Ideen, Probleme oder Fragestellungen mitzubringen, die am zweiten Tag gemeinsam unter Anwendung der erlernten Methoden bearbeitet wurden. Ziel war es, dass sich jeder Mitarbeiter selbstständig aus jeder Abteilung und in jeder Position einbringen kann, denn hier ist gerade jede Sichtweise gleichermaßen wichtig und gefragt. Die Kommunikation erfolgte auf einer Augenhöhe ohne hierarchische Strukturen.

Begeisterung war spürbar

Die zu Beginn eher skeptische Haltung gegenüber einer solchen Veranstaltung hatte sich bereits am ersten Tag gelegt. Am Ende der Konferenz war die Begeisterung der Belegschaft zu spüren. „Man hat gar nicht gemerkt, wie schnell die Zeit vorbei gegangen ist. Meinetwegen könnten wir auch noch einen dritten Tag weitermachen“, so Katharina Krämer (Entwicklung).

„Man konnte sich die Zeit nehmen, um mit vielen Kollegen zu sprechen, die man sonst kaum sieht. So hat man auch gemerkt, dass jeder etwas beitragen kann, egal wo er arbeitet. Im Nachhinein macht es vieles durch den persönlichen Kontakt einfacher. Es fällt leichter, miteinander zu sprechen“, fand Gabi Korte (Marketing)

„Im Großen und Ganzen war die Veranstaltung ein Erfolg, denn jede Stimme hat gezählt. Gefallen hat mir besonders der Umgang miteinander, die persönliche Wahrnehmung, das Bemühen, einiges besser zu planen und zu gestalten und vor allem gemeinsam Ideen auszuarbeiten und Lösungen zu finden“, lautete das Fazit von Martin Kauran (Qualitätssicherung)

„Es wurden interessante Ansätze des agilen Arbeitens vermittelt und es war toll zu sehen, wie wirklich alle dabei waren und mitgemacht haben. Auch die Bearbeitung unserer eigenen Themen, die Mitarbeiter selbst mitgebracht haben, war interessant“, sagte Thomas Fiebiger (Fertigung).